Представительские расходы в суде

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы в суде». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Для возмещения расходов по оплате юридических услуг необходимо подать заявление с соответствующими требованиями в одном из судебных заседаний. А если вы являетесь истцом, то эти требования могут быть включены в исковое заявление. Для того, чтобы требования о возмещении представительских расходов были удовлетворены, нужно привести доказательства несения этих расходов. Во-первых, необходимо подтвердить факт заключения договора об оказании юридических услуг – для этого представьте экземпляр заключенного договора. Во-вторых, необходимо доказать факт передачи денег представителю в оплату его услуг – для этого могут быть использованы: расписка, чеки, выписка с банковского счета и др.

У наших клиентов зачастую возникает вопрос: «А можно ли возместить представительские расходы уже после того, как решение суда было принято и вступило в силу?». Да, это возможно. Для возмещения подать заявление о возмещении судебных расходов в суд, вынесший решение. Обратите внимание, что речь именно о заявлении, на котором вы указываете номер дела и имя судьи. Подавать дополнительное исковое заявление не требуется.

Если вы хотите подробнее узнать об основаниях, порядке возмещения судебных расходов и лицах, которым они возмещаются, предлагаем вам прочитать статью, посвященную Возмещению судебных расходов в судах общей юрисдикции.

Представительские расходы в суде

От правильного оформления, подтверждения и обоснования расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения «прибыльной» базы. Избежать их можно только в том случае, если грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

По общему правилу расходы на оплату услуг представителя, понесенные выигравшей дело стороной, взыскиваются судом с проигравшей стороны в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 АПК РФ). При этом суд может уменьшить размер возмещения по заявлению лица, с которого взыскиваются судебные расходы, если оно представит доказательства их чрезмерности (ч. 3 ст. 111 АПК РФ).

Отразить судебные издержки в бухгалтерском учете поможет «Энциклопедия решений. Учет судебных расходов» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получить полный
доступ на 3 дня бесплатно!

Фактически при рассмотрении вопроса о взыскании расходов на представителя учитывается, были ли они на самом деле понесены (действительность расходов), связь расходов с рассматриваемым делом и разумность их размера. ВС РФ подчеркнул, что лицо, взыскивающее издержки, должно доказать первые два критерия, а сторона, с которой предполагается взыскать судебные расходы, вправе доказывать их чрезмерность (п. 10, п. 11 Постановления № 1).

При этом суд не вправе уменьшать размер судебных издержек, если сторона, с которой взыскиваются расходы, не заявляет возражений и не представляет доказательств их чрезмерности, указал ВС РФ. Исключение составляют случаи, когда суд, изучив материалы дела, приходит к выводу о том, что заявленная к взысканию сумма носит явно неразумный (чрезмерный) характер (абз. 2 п. 11 Постановления № 1). Такую возможность суд охотно использует, когда лицо, с которого взыскивают расходы, – государственный орган, в таких делах судебные издержки снижаются во много раз, отметил управляющий партнер адвокатского бюро «Бартолиус» Юлий Тай в ходе организованной экспертной группой VETA конференции «Взыскание судебных расходов: практика и тенденции».

С несправедливостью такой позиции судов согласен и ведущий юрист «Пепеляев Групп» Константин Сасов. Он отметил, что практика взыскания судебных издержек в полном объеме, например с Минфина России, как это имело место в деле об обжаловании энергетической компанией письма министерства о документальном подтверждении права налогоплательщика на получение социального налогового вычета (определение ВАС РФ от 19 июня 2013 г. № ВАС-13840/12), позволит повысить качество даваемых министерством разъяснений налогового законодательства.

Кстати, ФНС России рекомендует налоговым органам при решении вопроса об инициировании судебного разбирательства с налогоплательщиками руководствоваться сложившейся судебной практикой по сходным делам, особенно актами высших судов, с целью сокращения количества проигранных споров и экономии бюджета (письмо ФНС России от 14 сентября 2007 г. № ШС-6-18/[email protected], письмо ФНС России от 11 мая 2007 г. № ШС-6-14/[email protected], письмо ФНС России от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097, приказ ФНС России от 09.02.2011 г. №ММВ-7-7/[email protected]).

Подтверждение действительности судебных расходов предполагает представление доказательств того, что они понесены, к моменту рассмотрения заявления о взыскании расходов, не позднее. Так, при наличии договора об оказании юридических услуг и отчета о выполненной адвокатом работе по указанному договору, но отсутствии квитанции об оплате этих услуг суд может признать факт несения судебных расходов в заявленном размере недоказанным и отказать в их взыскании (постановление Арбитражного суда Московского округа от 1 марта 2017 г. по делу № А41-8865/2015). Причем кассовые документы рассматриваются судами как доказательство несения расходов даже при неправильном их оформлении, подчеркивает старший юрист Incor Alliance Кристина Валахович (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 октября 2016 г. по делу № А38-4739/2015, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 марта 2017 г. по делу № А50-15661/2015).

Под разумными в сложившейся судебной практике понимаются такие расходы, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные услуги. Такого же мнения придерживается и ВС РФ (п. 13 Постановления № 1). При этом, согласно разъяснениями Суда, при определении разумности могут учитываться объем заявленных требований, цена иска, сложность дела, объем оказанных представителем услуг, время, необходимое на подготовку им процессуальных документов, продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

Интересно, что при сравнении стоимости аналогичных услуг рассматривается и региональный рынок, и профессиональный. Первое подразумевает, в частности, использование утвержденных советом адвокатской палаты конкретного региона минимальных ставок гонорара за оказание юридической помощи (утверждены в Воронежской, Кировской, Самарской, Омской областях, Красноярском крае и др.). Так, например, суд снизил сумму взыскиваемых расходов на оплату услуг представителя, руководствуясь минимальным размером адвокатского гонорара, утвержденного для Омской области, где рассматривалось дело, а не данными о стоимости юридических услуг в Москве (кстати, в Москве подобного решения совета адвокатской палаты нет) – месте нахождения представителя (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2017 г. по делу № А46-9296/2015).

Оценка стоимости аналогичных услуг на профессиональном рынке предполагает, например, сравнение ставок, установленных за представление интересов клиентов в судах по конкретной категории дел сотрудниками определенной квалификации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 сентября 2015 г. № 09АП-24910/15).

Особая оговорка касается непосредственно личности представителя. ВС РФ указал, что разумность судебных издержек на оплату услуг представителя не может быть обоснована его известностью (абз. 2 п. 13 Постановления № 1). Однако это не означает, что размер оплаты работы адвоката не может зависеть от его квалификации и опыта, полагают эксперты и советуют представлять в суд соответствующие сведения, в том числе информацию об образовании представителя, осуществляемой им преподавательской деятельности, наличии наград от общественных организаций и т. д.

Что касается цены иска, то один лишь факт существенного ее размера без учета сложности дела и объема непосредственно оказанных услуг не может влиять на сумму взыскиваемых расходов (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 21 июля 2016 г. по делу № А65-5624/2015). Но в случае, когда величина расходов на представителя значительно превышает цену иска, суд может признать эти расходы неразумными (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16 февраля 2017 г. по делу № А19-12015/2015).

Недостаточно определенным является понятие «сложность дела». Напомним, ВАС РФ в свое время попытался определить критерии сложности споров, рассматриваемых в арбитражных судах (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 1 июля 2014 г. № 167). Но единого мнения о том, какие дела считаются сложными, у судов по-прежнему нет. О высокой сложности дела, по их мнению, может свидетельствовать отсутствие единообразной судебной практики (хотя такой довод можно приводить едва ли не в каждом деле о взыскании расходов) или решений высших судебных инстанций, необходимость подготовки или сбора технической и иной документации, объем материалов дела, количество судебных заседаний (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 ноября 2016 г. по делу № А13-12622/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29 июня 2016 г. по делу № А46-2072/2015, постановление Девятого арбитражного апелляционного от 7 апреля 2017 г. по делу № А40-6730/2015).

В то же время даже при невысокой сложности дела судебные расходы могут быть взысканы в существенном размере – в случае недобросовестного процессуального поведения противоположной стороны, например преднамеренного затягивания сроков рассмотрения дела и т. д. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21 марта 2017 г. по делу № А40-79028/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 2 февраля 2017 г. № Ф04-5577/14 по делу № А81-591/2014).

Под объемом оказанных услуг суды понимают конкретные действия представителя в связи с рассмотрением определенного дела. Причем если в акте приема-передачи оказанных услуг указано только, что услуги выполнены и приведена их общая стоимость, но не конкретизировано, какие действия осуществлялись и сколько стоит каждое из них, у судов возникает сомнение в разумности расходов на эти услуги (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 апреля 2017 г. № Ф09-93/17 по делу № А47-9967/2014).

Таких проблем, как правило, не возникает у юридических фирм, использующих автоматизированные системы учета оказания услуг (биллинг), поскольку в биллинговых записях содержится информация и о выполненных действиях, и о потраченном на них времени. Кстати, юристы советуют вести учет затраченного времени и в том случае, когда в договоре об оказании услуг прописан фиксированный размер вознаграждения представителя. Такие учетные данные могут предотвратить снижение заявленной к взысканию суммы расходов, так как показывают суду, сколько времени и усилий тратится на сбор доказательств, отмечает Юлий Тай.

Возмещение судебных расходов на оплату услуг представителя

Взыскание представительских расходов в судах общей юрисдикции, равно как и в арбитражах, осуществляется исходя из принципов их доказанности, разумности и обоснованности. В чем заключается специфика данного взыскания и каким образом проигравшая сторона спора может сократить возникшую платежную нагрузку, расскажем в нашей статье.

К судам общей юрисдикции в соответствии с положениями ст. 1 закона «О судах общей юрисдикции» от 07.02.2011 № 1-ФКЗ относятся:

1. Федеральные судебные учреждения, представленные:

• верховными судами субъектов РФ, городов федерального значения;
• районными, городскими, межрайонными судами;
• военными судами;
• различными специализированными судами, определяемыми на уровне федеральных конституционных законов.

2. Суды субъектов РФ, представленные единственным правовым институтом — мировыми судьями.

В компетенции судов общей юрисдикции находится разрешение вопросов и дел в рамках гражданского, административного и уголовного законодательства (ст. 4 закона № 1-ФКЗ). В частности, суд общей юрисдикции имеет правомочия в части принятия решений по взысканиям представительских расходов с тех или иных сторон судебных споров. Изучим специфику данных расходов подробнее.

Термин «представительские расходы» имеет несколько трактовок:

• Традиционно данное понятие соответствует расходам физлица или организации на представление своих интересов в суде. Например, это может быть оплата услуг адвоката.
• Представительские расходы по смыслу регулирующих положений ГПК РФ правомерно считать частью судебных издержек. Их перечни определены в ст. 94 ГПК РФ. Представительские расходы могут быть взысканы стороной, выигравшей дело в суде общей юрисдикции, у проигравшей стороны (п. 1 ст. 98, п. 1 ст. 100 ГПК РФ).
• В свою очередь, в арбитражном процессуальном законодательстве понятия «представительские расходы» и «судебные издержки» однозначно разграничиваются. Сторону, обязанную уплатить судебные издержки, исходя из специфики рассмотрения дела по существу определяет арбитраж (п. 1 ст. 110 АПК РФ). Представительские расходы в арбитражных спорах всегда взыскиваются с проигравшей стороны (п. 2 ст. 110 АПК РФ).

Споры (соответственно, и вопросы взыскания представительских расходов) разрешаются в судах общей юрисдикции, если хотя бы одна сторона — физическое лицо (гражданин РФ или другого государства, не зарегистрированный как ИП). В арбитражах, в свою очередь, споры рассматриваются в случае, если истец и ответчик — хозяйствующие субъекты в статусе ИП или юридических лиц (п. 2 ст. 27 АПК РФ).

Возможно, что со временем данная ситуация изменится. Весной 2016 года в крупнейших российских СМИ появилась информация об обсуждении слияния арбитражных и судов общей инстанции. Данное нововведение, как считают эксперты, может быть продолжением судебной реформы, в рамках которой Высший арбитражный суд РФ в 2014 году был упразднен, а его функции перешли в ведение Верховного суда РФ.

Отметим, что представительские расходы принципиально не могут быть взысканы со стороны спора в статусе физлица, имеющего трудовой договор с другой стороной спора (ст. 393 ТК РФ).

Самый, вероятно, проблемный момент при возмещении представительских расходов — их величина. Рассмотрим, исходя из каких критериев она определяется.

Главный критерий определения размера возмещаемых представительских расходов — разумность их пределов (п. 1 ст. 100 ГПК РФ, п. 1 ст. 110 АПК РФ). При этом разумными следует считать расходы, которые (п. 13 постановления пленума ВС РФ от 21.01.2016 № 1):

• соответствуют обычным расценкам на услуги, которые оказаны представителем;
• адекватно отражают объем заявленных истцом требований, цену судебного иска, сложность рассмотренного дела, объем оказанных представителем услуг, затраченное им время.

Расходы на транспортное обслуживание и проживание представителя возмещаются обязанной стороной в разумных пределах с учетом цен, соответствующих подобным транспортным и гостиничным услугам в регионе (п. 14 постановления № 1).

Расходы представителя на услуги связи, а также ознакомление с материалами слушания не подлежат возмещению, поскольку в общем случае входят в стоимость оказываемых услуг (п. 15 постановления № 1).

Не подлежат возмещению представительские расходы органов и организаций, которые сами наделены правом на судебную защиту интересов иных лиц (п. 16 постановления № 1).

Величина представительских расходов, заявленная одной из сторон спора, не может быть произвольно уменьшена судом, если другая сторона не представит возражений по соответствующим расчетам, а также доказательств чрезмерности соответствующих расходов. Однако в целях следования принципу справедливости суд вправе снизить данные расходы в случае, если их величина носит явно неразумный характер (п. 11 постановления № 1).

ВС РФ полагает, что известность представителя в суде (то есть его узнаваемость в обществе, медийные рейтинги) не должна учитываться при определении разумности представительских расходов.

Если к одному представителю обращалось несколько лиц, которые вместе выступают одной из сторон спора, то представительские расходы определяются исходя из фактически понесенных затрат каждого из таких лиц по принципам, рассмотренным выше.

Следующий важнейший нюанс взыскания представительских расходов — определение их доказанности.

Заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя

Портал функционирует при финансовой поддержке Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. Чтобы совершить покупку, вам надо авторизоваться или зарегистрироваться. Чтобы оставить комментарий на www. Please note that this is beta English version. Some pages may not be translated. If you experience difficulties, please contact our administrator: moderator igzakon. We will be happy to assist. Пожалуйста, скопируйте нижеприведённую ссылку в вашу программу для чтения РСС-лент.

Ответчику придется оплачивать другие судебные издержки, если их признает разумными суд. Что делать, если вас не устраивает определение суда о взыскании расходов? Проигравшая сторона не хочет платить много. Победившая в споре сторона желает полностью возместить расходы. Дорогие читатели!

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления ходатайства о взыскании расходов на оплату услуг представителя по гражданскому делу, с учетом последних изменений законодательства.

Оплатить услуги дорогостоящих юристов сегодня большинству российских граждан не по карману, и это становится серьезным препятствием для отстаивания правовых интересов в суде. Приняв решения сэкономить, многие граждане отказываются от услуг юриста-представителя, не осознавая, что подобная экономия может привести к более масштабным тратам и судебным расходам. Существует высокая вероятность проигрыша в суде гражданина, отказавшегося от услуг профессионального адвоката, и в итоге на него будут возложено полное возмещение судебных расходов. Причем проигравший должен будет оплатить и услуги адвоката, нанятого другой стороной. В данной публикации мы рассмотрим, какие судебные расходы можно возместить, если выиграть суд с помощью профессионального юриста. В соответствии со статьей 88 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации сумма судебных расходов складывается из двух основных составляющих, во-первых — это оплата государственной пошлины, и во-вторых — издержки, связанные с рассмотрением дела судом. К таким судебным издержкам относятся следующие расходы:.

Рассказываем о том, какие судебные расходы могут быть. исправления опечатки в судебном акте, о взыскании судебных расходов и др. . копии иска по рассматриваемому делу ответчику и третьим лицам. . Простое возражение проигравшей стороны о чрезмерности заявленных.

К представительским расходам можно отнести:

• расходы на проведение официального приема (например, завтрака или обеда);
• транспортное обеспечение участников представительского мероприятия к месту его проведения и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• расходы на оплату услуг переводчика, если такового нет в штате компании.

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить представительские расходы в «прибыльных» целях. Но к таким документам можно отнести (Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288):

• отчет о проведенном мероприятии;
• первичные документы, подтверждающие понесенные представительские расходы (накладные, чеки и т.д.).

Если представительское мероприятие было не крупным, то отчет о его проведении можно заменить служебной запиской на представительские расходы.

Образец возражения ответчика на взыскание представительских расходов

Такая служебная записка не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде. В служебной записке на представительские расходы имеет смысл указать:

• участников мероприятия (ФИО, должность, наименование организации);
• цель и итоги мероприятия. Важно отметить, что исход мероприятия никак не влияет на возможность учесть представительские расходы. То есть даже если, к примеру, переговоры не завершились заключением договора, затраты на мероприятие все равно можно учесть при расчете налога на прибыль;
• сумму понесенных расходов, связанных с проведением мероприятия.

Служебную записку на представительские расходы пишет на имя руководителя организации работник, ответственный за представительское мероприятие.

К служебной записке нужно приложить документы, подтверждающие расходы.

Так как служебная записка на представительские расходы в числе прочих документов подтверждает обоснованность расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ее нужно хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
2. На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
3. На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии. Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте , а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно .

В виду того, что Налоговый кодекс РФ, а также чиновники не устанавливают конкретный перечень необходимых документов, а ограничиваются лишь общими требованиями, в ходе проведения налоговых проверок возможен субъективный подход инспекторов. Поэтому во избежание споров с проверяющими рекомендуем сформировать полный пакет документов, подтверждающих представительские расходы.

Пакет должен состоять из документов, которые условно можно разделить на два вида:

• предварительные документы;
• итоговые документы.

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:

• цель проведения мероприятия;
• план мероприятия с указанием места и сроков его проведения;
• бюджет мероприятия;
• детализированную смета расходов;
• список официальных лиц организации, принимающих участи в представительском мероприятии;
• список приглашенных лиц;
• порядок выдачи денежных средств на представительские расходы под отчет;
• перечень и сроки представления в бухгалтерию подтверждающих документов;
• должностных лиц, ответственных за проведение мероприятия, сбор и предоставление документов.

Итоговые документы подтверждают факт проведения представительского мероприятия. Такими документами могут служить:

• протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей;
• отчет о проведении мероприятия с указанием даты и места его проведения, программе мероприятий, составе участников приглашенной и принимающей стороны.
• акт об осуществлении представительских расходов с указанием как общей суммы, так и более конкретной информации об израсходованных денежных средствах, с приложением документов, подтверждающих факт расхода;

Акт об осуществлении представительских расходов должен быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/[email protected]).

Собственно представительские расходы могут быть подтверждены авансовым отчетом с приложением следующих документов:

• счетами организаций общественного питания;
• чеками ККМ;
• договорами на оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
• товарными чеками, накладными;
• другими документами.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.

Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

При рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если первичные документы неверно оформлены, не соответствуют друг другу или отсутствуют, то суды принимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

Но если первичные документы оформлены надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщика.

Так, например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 — 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 решил, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылался налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат. Аналогичные выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Имеются случаи, когда налоговые органы считают представительские расходы необоснованными, если переговоры не дали зафиксированного положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров). Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.

Пример

ООО «Сириус», расположенное в г. Екатеринбурге, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером — чешской компанией INKOM. Цель официальной встречи и переговоров — заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон два представителя чешской компании должны прибыть на переговоры в г. Екатеринбург 20 февраля 2015 г. Срок проведения переговоров — один день.

Приказом ООО «Сириус» от 12.01.2015 N 3 установлены виды и нормы представительских расходов на одного человека в день:

• на транспортное обслуживание участников переговоров – 3000 руб.;
• на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров – 5500 руб.;
• на услуги переводчиков, не состоящих в штате организации – 3000 руб., в том числе: 1 переводчик для руководителя , — 1 500 руб., и 1 переводчик для других участников – 1500 руб.

Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры кроме документов первичного учета.

В этой связи действия организации могут быть следующими:

1. Издается приказ о проведении официальной встречи и переговоров, с указанием:

• цели, программы проведения переговоров, количества приглашенных лиц, даты, места и сроков проведения мероприятия;
• списка участников со стороны организации;
• лица, ответственного за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, представление отчетности по итогам мероприятия;
• иной информации.

Приказ подписывается руководителем организации. При этом программа официального приема и переговоров может быть подготовлена отдельным документом и не отражаться в приказе, но должна быть утверждена генеральным директором ООО «Сириус».

2. Составляется смета представительских расходов.

Смету составляет сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В ней указываются планируемые представительские мероприятия и размер расходов, необходимых для их обеспечения. Смета визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные под отчет.

3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет.

Сотрудник, ответственный за его подготовку, отражает в отчете следующую информацию о проведенном мероприятии:

• дату, время и место его проведения;
• проведенные мероприятия;
• состав участников, как сотрудников организации, так и приглашенных лиц;
• результаты переговоров;
• величину произведенных расходов;

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.

В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 по делу № А74-732/2012. В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.

Причем при составлении документов важно избегать формальностей. Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015).

Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике.

Иногда после деловых переговоров компании устраивают досуг для приглашенных лиц. Например, организовывают для них экскурсию или водят на концерт. При этом все расходы, в том числе и на покупку билетов, обычно учитывают при налогообложении прибыли. Подобные действия являются нарушением. В данном случае траты на покупку билетов на развлекательное мероприятие не могут считаться представительскими расходами, поэтому относить их на уменьшаемые расходы ни в коем случае нельзя.

Либо бывает, что для организации масштабного представительского мероприятия (например, бизнес-конференции для дилеров) привлекается компания-исполнитель, которая все организует. При этом в первичных документах в качестве наименования услуги указана услуга по организации бизнес-конференции. И ее стоимость организацией-заказчиком полностью списана в качестве представительских расходов. Однако при детальном изучении всех имеющихся документов выясняется, что во время конференции выступали артисты, проводились фотосессии и т.п. Данное обстоятельство с большой долей вероятности вызовет вопросы у налоговых органов, а мы во избежание рисков рекомендуем внести исправления в налоговый учет.

Хорошо, если из документов можно узнать стоимость каждой «составляющей» части мероприятия. В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету). Но если в документах указана только одна – общая – сумма, то есть риски, что всю эту сумму налоговики исключат из «уменьшаемых» расходов.

Поэтому во избежании рисков снятия во время налоговых проверок всей суммы услуг желательно в таких случаях, чтобы в документах содержалось указание на каждую часть, из которой состоит услуга по организации мероприятия. И, соответственно, развлекательную часть услуги не принимать к налоговому учету.

Таким образом, следует внимательно изучать все документы, которые вы получаете от своих контрагентов. Причем крайне важно обращать внимание на формулировки.

У одной компании, как показал анализ судебной практики, проблемы возникли только из-за того, что в документах значилось слово «баня» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2015 № 09АП-15172/2015 по делу № А40-151700/14). Фирма проводила конференцию в отеле, куда были приглашены представители нескольких организаций. При этом переговоры проходили с каждым производителем отдельно (т.к. такие переговоры являлись коммерческой тайной). Для этого отель организовывал официальные приемы для переговоров компании-заказчика с производителями в различных отдельных помещениях отеля, в т.ч. в помещении под названием «Баня». Налоговая инспекция признала эту часть расходов необоснованной, несмотря на то, что фирма смогла доказать, что гости в этом помещении потребляли еду. В этом случае суд принял сторону компании, поскольку ей, судя по всему, удалось доказать, что данное помещение использовалось исключительно для проведения переговоров, а не для «банных» утех.

Вообще иногда суды достаточно лояльно относятся к налогоплательщикам. Например, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2011 по делу № А41-31860/10 арбитры разрешили спор в пользу компании, которая потратила более 2 млн руб. на проведение торжественного мероприятия по поводу открытия завода и провела их как представительские расходы. Судей не смутил тот факт, что мероприятие носило явно праздничный характер и включало в себя выступление духового оркестра, а также привлекался ведущий для проведения праздника. Им было достаточно того обстоятельства, что в ходе проведения мероприятия заводом были представлены образцы продукции, а также заключались договоры на поставку кирпича. На этом основании суд сделал вывод, что расходы по организации открытия завода были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Но рассчитывать на то, что такой же подход суды будут применять в вашем случае, конечно же, нельзя.

Иногда из имеющихся документов нельзя узнать, кто именно присутствовал на переговорах (представители какой организации и конкретно ФИО приглашенных лиц). Хотя в НК РФ нет требования указывать в документах приглашенных лиц, но следует помнить, что представительское мероприятие — это официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Поэтому, чтобы налоговики не смогли заподозрить компанию в том, что под официальным мероприятием прошли, допустим, личные посиделки директора в ресторане, в каком-либо из имеющихся документов целесообразно зафиксировать список лиц, участвующих в официальном мероприятии.

О том, что в отчете нужно указывать состав приглашенной делегации и участников принимающей стороны, предупреждают и чиновники (письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Что касается судебной практики, то здесь нет единообразного подхода. Иногда суды принимают во внимание наличие/отсутствие списка приглашенных лиц. Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2013 по делу № А56-55481/2012 суд принял сторону ИФНС на основании того, что в представленных документах отсутствовал список официальных лиц клиентов и наименование сторонних организаций, участвующих в мероприятии.

Но есть примеры решений, в которых суды не признают нарушением отсутствие данных, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).

В любом случае в отчете лучше приводить поименно всех приглашенных лиц, а также наименование компаний, чьими представителями они являются.

Оспариваем судебные расходы на представителя

В рамках деловых мероприятий участникам могут вручаться подарки. Бывает, что стоимость таких подарков организации учитывают при налогообложении прибыли. Это является нарушением. Из п. 16 ст. 270 НК РФ четко следует, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении.

Единственное исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки, как показывают разъяснения чиновников и судебная практика, можно обосновать. Так, в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2 говорится, что такие подарки учитываются в составе представительских расходов. Обратите внимание, что эти траты, по мнению авторов письма, считаются не рекламными (как можно было бы предположить поначалу), а представительскими расходами. По той причине, что вручаются они в рамках официального мероприятия.

Суды также соглашаются с тем, что затраты, понесенные в связи с приобретением сувениров и подарков с символикой компании, относятся к представительским расходам, поскольку они связаны с приемом представителей предприятий — контрагентов общества с целью установления хозяйственных отношений (постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Почему важно разделять, представительские это расходы или рекламные, ведь и те и другие учитываются при налогообложении прибыли? Потому что норматив для этих затрат отличается. Если для представительских расходов норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда, то для рекламных расходов в виде подарков – 1 % от выручки от реализации.

Кстати, при вручении подарков вопрос встает не только в отношении налога на прибыль, но и в отношении НДС. Дело в том, что безвозмездная передача имущества (независимо от того, содержит она символику фирмы или нет) признается реализацией в целях НДС, а значит, является объектом налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731). Исключение составляет передача подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу и которые при этом содержат символику фирмы. Такая передача освобождается от НДС на основании подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Поэтому при вручении подарков необходимо проверить, не возникает ли обязанности по начислению НДС с их стоимости.

Бывает, что приглашенные на мероприятие участники приезжают из других городов или стран. В этом случае некоторые организации берут на себя абсолютно все расходы, связанные с прибытием гостей на официальный прием. Например, расходы на оформление авиабилетов, виз, а также расходы по размещению приглашенных лиц в гостинице. Иногда компании относят эти расходы на уменьшение прибыли в составе представительских расходов. Является ли это нарушением?

Здесь говорить однозначно о нарушении нельзя, но о рисках мы всегда предупреждаем.

Чиновники в своих письмах прямо указывают, что расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ (письма УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796). Аналогичный вывод сделан и в отношении затрат на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы (письмо ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/[email protected]).

Представительские расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, подлежат нормированию. Норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда. Об этом компании обычно знают, и нарушения в этой части достаточно редки.

Однако порой бухгалтер берет неверную базу для расчета норматива. Например, в одной компании формировался резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. При этом расходы в виде отчислений в данный резерв не попадали в базу, исходя из которой рассчитывался норматив для представительских расходов. Тогда как, согласно п. 24 ст. 255 НК РФ, расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам считаются расходами на оплату труда. Получается, что компания занизила норматив и учла представительские расходы в меньшей части, чем могла бы. Данные действия не несут за собой налоговых рисков, но увеличивают налоговую нагрузку фирмы.

А вот следующий момент, связанный с нормативом представительских расходов, вызывает риски, но не по налогу на прибыль, а по НДС. Так, некоторые фирмы, у которых представительские расходы превышают норматив, забывают о положениях п. 7 ст. 171 НК РФ. Согласно данному пункту, сумма вычета «входного» НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива. Иными словами, вычет можно заявлять только в той части представительских расходов, что учена при налогообложении. Поэтому важно проверять, нет ли превышения норматива, не только в целях налога на прибыль, но и в целях НДС.

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Ответить на вопрос однозначно сложно, поскольку судебная практика по данной категории дел неоднородна. В то же время, исходя из разъяснений высших судебных инстанций и обстоятельств, изложенных в вопросе, полагаем, что шансы на успех в вашем случае довольно высоки. Все будет зависеть от формулировок, использованных в трудовом до­гово­ре с юрис­том.

К судебным издержкам, связанным с рассмотрением дела в арбит­раж­ном суде, относятся в том числе расходы на оплату услуг адвокатов и иных лиц, оказывающих юридическую помощь, — представителей (ст. 106 ­АПК РФ).

Судебные расходы, понесенные лицами, участвующими в деле, в пользу которых принят судебный акт, взыскиваются арбит­раж­ным судом со стороны (ч. 1 ст. 110 ­АПК РФ). Расходы на оплату услуг представителя, понесенные лицом, в пользу которого принят судебный акты, взыскиваются арбит­раж­ным судом с другого лица, участвующего в деле, в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 ­АПК РФ).

Лицо, заявляющее о взыскании судебных издержек, должно доказать факт их несения, а также связь между понесенными указанным лицом издержками и делом, рассматриваемым в суде с его участием, недоказанность данных обстоятельств является основанием для отказа в возмещении судебных издержек (п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 21.01.2016 № 1 «О некоторых вопросах применения законодательства о возмещении издержек, связанных с рассмотрением дела»).

Разумными следует считать такие расходы на оплату услуг представителя, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные услуги. При определении разумности могут учитываться объем заявленных требований, цена иска, сложность дела, объем оказанных представителем услуг, время, необходимое на подготовку им процессуальных до­кумен­тов, продолжительность рассмот­рения дела и другие обстоятельства. Разумность судебных издержек на оплату услуг представителя не может быть обоснована известностью представителя лица, участвующего в деле (п. 13 постановления Пленума ВС РФ от 21.01.2016 № 1).

Принципиально важное для ответа на вопрос положение содержится в п. 11 информационного письма Президиума ­ВАС РФ от 05.12.2007 № 121 «Обзор судебной практики по вопросам, связанным с распределением между сторонами судебных расходов на оплату услуг адвокатов и иных лиц, выступающих в качестве представителей в арбит­раж­ных судах» (далее — информационное письмо № 121). В нем разъяснено, что выплата штатным работникам заработной платы, а также премий и иных выплат поощрительного характера в связи с исполнением ими трудовых обязанностей не отнесена ст. 106 ­АПК РФ к категории судебных расходов.

Таким образом, необходимо установить, входило ли судебное представительство в трудовые обязанности штатного юриста. Из вопроса следует, что такой обязанности в трудовом до­гово­ре у юриста нет. Вам необходимо будет обосновать суду, что соответствующее вознаграждение юрист получил не за исполнение своей трудовой обязанности, а за исполнение обязательств по гражданско-правовому до­гово­ру. Ключевое значение в данном случае суды придают тексту трудового до­гово­ра: из него должно четко следовать, что юрист занимается в организации до­говор­­но-консультационной работой, а судебное представительство не входит в его обязанности.

Весьма показательно в рассмат­риваемом аспекте постановление Арбит­раж­ного суда Московского округа от 16.06.2017 по делу № 40-229009/15. Выигравшее дело лицо требовало взыскать с оппонента в суде, истца, 100 000 руб. на возмещение стоимости услуг штатного юриста. Последний работал в компании по трудовому до­гово­ру, однако для судебного представительства с ним заключили гражданско-правовой до­гово­р возмездного оказания услуг, по которому работодатель обязался выплатить отдельное вознаграждение. Апелляционная инстанция сочла, что такое вознаграждение представляет собой зарплату, и отказала в взыскании расходов на представителя. Арбитражный суд округа с таким выводом не согласился и определение отменил, удовлетворив требование о взыс­кании расходов на представителя.

Суд установил, что, согласно трудовому до­гово­ру, должностные обязанности юрисконсульта по представительству интересов работодателя ограничиваются принятием участия в работе по заключению от имени общества хозяйственных до­гово­ров, проведению их правовой экспертизы и разработке условий, подготовке и согласованию протоколов, соглашений, приложений и иных до­кумен­тов к ним, связанных с изменением, дополнением или прекращение до­гово­рных обязательств. При этом в до­гово­ре было специально установлено, что иные услуги, такие как представление интересов в органах государственной власти, могут быть оказаны работником только на основании заключенного с организацией гражданско-правового до­гово­ра и за дополнительное вознаграждение. То есть представление интересов организации в суде не входило в должностные обязанности юрисконсульта. Он действовал на основании гражданско-правового до­гово­ра об оказании юридических услуг. Следовательно, к спорным правоотношения не применяются разъяснения, содержащиеся в п. 11 информационного письма № 121.

В судебной практике встречается и противоположный подход к рассмотрению подобных дел, например, в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.04.2016 по делу № А82-8866/2015. Выигравшее дело общество в целях подтверждения расходов на представителя представило в суд заключенный с юристом до­гово­р об оказании юридических услуг, по условиям которого исполнитель должен был оказать юридические услуги по представлению интересов заказчика, а также расходный кассовый ордер и платежные поручения. Но суд отказался признать заявленные расходы в качестве судебных. К сожалению, подробно рассмотреть мотивы такого решения не представляется возможным, поскольку в постановлении отсутствует полноценная мотивировка. Однако суд отметил, что представитель является штатным юристом общества, с ним заключен трудовой до­гово­р, и сослался на п. 11 информационного письма № 121.

Таким образом, спрогнозировать решение суда в вашем случае достаточно сложно. В обоснование своей позиции следует представить в суд как до­гово­р об оказании услуг, так и трудовой до­гово­р, заключенный с юристом. В пос­леднем, как было сказано выше, должно отсутствовать указание на судебное представительство как трудовую функцию работника.

Представительские расходы представляют собой затраты стороны спора, в данном случае, Ваши затраты, связанные с подготовкой иска, с привлечением адвоката или юриста в качестве Вашего представителя, затраты на проведение судебных экспертиз и так далее.

Однако, Вы должны понимать, что представительские расходы компенсируются только в пользу выигравшей стороны. Нельзя привлечь адвоката, проиграть спор, а затем требовать в суде возмещения его услуг. Получается, с одной стороны, право на возмещение расходов есть, но воспользоваться им сможет только победитель.

Далее я покажу Вам образец соответствующего заявления, в нем же Вы найдете все статьи из гражданского процессуального кодекса, которыми регулируются вопросы возмещения судебных издержек.

Но, в первую очередь все же я расскажу Вам как подготовиться к предъявлению такого требования.

Во-первых, Вы должны обязательно заключить с адвокатом соглашение;

Во-вторых, Вы должны оплатить услуги адвоката сразу при заключении соглашения, либо позже, но в любом случае до подачи в суд заявления о возмещении представительских расходов.

В-третьих, на момент подачи в суд заявления, у Вас должно быть подтверждение оплаты — квитанция об оплате либо квитанция к приходно-кассовому ордеру.

Без подтверждения факта оплаты ни один судья не возместит Вам эти расходы.

Представительские расходы: гуляем для дела

В пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет о двух категориях лиц, расходы по официальному приему и обслуживанию которых относятся в состав представительских расходов:

• представители других организаций;
• участники, прибывшие на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Вместе с тем, по мнению автора, данный перечень лиц явно недостаточный.

В первую очередь, возникает вопрос, а если организация планирует заключить договор с частным предпринимателем и проводит с ним и (или) его представителями деловые встречи, то расходы по их проведению не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по прибыли? Формальное прочтение рассматриваемой нормы НК РФ не позволяет учесть в данном случае понесенные расходы в составе представительских.

Во вторую очередь, в невыгодном положении оказываются организации, работающие в основном с физическими лицами. Например, в банке, автосалоне, розничном магазине, торгующем дорогостоящей мебелью, одеждой или ювелирными украшениями, потенциальному клиенту могут быть предложены различные напитки, фрукты, сладости. Данные расходы с точки зрения НК РФ также не могут рассматриваться в качестве представительских.

Например, подобный вывод был сделан в письме Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119 при рассмотрении вопроса о правомерности учета для целей налогообложения расходов на питьевую воду, чай, кофе, конфеты, которые сотрудник отделения банка по ипотечному кредитованию физических лиц обязан предложить клиентам в соответствии с регламентом работы с клиентами банка. В частности, в письме отмечено, что «отнесение на расходы затрат по приему и обслуживанию клиентов-физических лиц НК РФ не предусмотрено».

Таким образом, с большой долей вероятности можно предположить, что доказывать обоснованность понесенных расходов, связанных с обслуживанием физических лиц в ходе переговоров, надо будет в суде.

Несмотря на тот факт, что в большинстве случаев при рассмотрении дел об обоснованности понесенных расходов суды принимают позицию налогоплательщиков, не следует забывать и об «отрицательном» опыте. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1 судом признаны необоснованными расходы, связанные с приемом представителей филиалов и работников общества, прибывших для решения производственных вопросов, так как понесенные затраты «не соответствуют расходам, установленным пунктом 2 статьи 264 главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, и, следовательно, не подлежат включению в состав представительских расходов».

Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ, к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В силу указанной нормы закона к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Наиболее часто при проведении проверки правильности учета представительских расходов у налоговых органов возникают вопросы о правомерности учета расходов на организацию питания, а особо часто — об экономической целесообразности расходов на спиртные напитки. Вместе с тем, доводы, приводимые налоговыми органами, иногда выглядят несколько абсурдно.

Наиболее ярким примером в данной связи является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2007 по делу № А56-3739/2006.

Из материалов дела следует, что налоговым органом при проведении проверки не были приняты в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу, представительские расходы в размере 6 732 750 руб. «по причине большого количества спиртных напитков и сигарет». В Постановлении отмечено, что «в пункте 2 статьи 264 НК РФ законодатель не детализировал перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, и не указал на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков, в том числе спиртных», а также что «перечень расходов, учитываемых в целях исчисления налога на прибыль, не является исчерпывающим». Данные обстоятельства позволили суду признать обоснованной позицию организации в отношении правомерности учета понесенных расходов для целей налогообложения.

В более сложной ситуации окажутся организации в тех случаях, когда переговоры проводятся в течение нескольких дней, и необходимо организовать не только разовый официальный прием (завтрак, обед, ужин), но и обеспечить «должный уровень гостеприимства» на протяжении всего времени пребывания. По мнению Минфина России, изложенном в письме от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157, «расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств».

По мнению автора, данная позиция является спорной, так как законодательством о налогах и сборах не определено понятие «официальный прием» и не регламентировано время проведения деловой встречи, а также количество мероприятий.

Анализ арбитражной практики в отношении правомерности учета понесенных транспортных расходов показывает, что в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу, могут быть учтены как затраты, связанные с доставкой и перемещением представителей других компаний между объектами посещения в рамках делового визита, так и затраты, связанные с доставкой представителей самой организации в случае проведения мероприятия вне места ее постоянного нахождения.

В данной связи представляет интерес постановление ФАС ВСО от 05.06.2007 по делу № А33-11187/06-Ф02-2791/07. Из материалов следует, что генеральный директор распорядился провести собрание учредителей в г. Норильске, доставку в который следовало осуществить самолетом. Подтверждая обоснованность понесенных расходов, суд указал, что «налогоплательщиком представлены доказательства, подтверждающие дату и место общего собрания участников общества, на собрании присутствовали представители учредителей заявителя и работники заявителя в общем количестве 7 человек, количество участников собрания совпадает с количеством пассажиров самолета, спорные расходы относятся к числу представительских расходов, конкретное назначение и величина которых документально подтверждены».

Аналогичные выводы были сделаны и в постановлении ФАС Поволжского округа от 09.10.2007 по делу № А57-4062/2006-9 в отношении расходов на авиаперелет по маршруту «Саратов — Быково — Санкт-Петербург — Быково — Саратов» к месту проведения годового общего собрания акционеров.

Кроме того, стоит обратить внимание на постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу № А72-5629/05-6/435. Судами при рассмотрении данного дела была подтверждена правомерность учета для целей налогообложения расходов по оплате проезда железнодорожным транспортом журналистов, приглашенных для участия в Московском автосалоне. В частности, в рассматриваемом документе отмечено, что «пункт 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относит расходы по транспортному обеспечению доставки представителей других организаций к месту проведения представительского мероприятия и обратно».

Помимо расходов на организацию питания и транспортное обслуживание нередко возникают иные расходы, непосредственно связанные с проведением деловых встреч, правомерность учета которых может вызвать сомнение у бухгалтера организации. По мнению Минфина России, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли следующие расходы:

• оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием (письмо от 12.03.2003 № 04-02-03/29);
• расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации (письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
• расходы на оплату проживания участников иностранной делегации (письмо от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В соответствии с позицией, изложенной в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, документами, подтверждающими представительские расходы, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе, в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором указаны:
  • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
  • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Практика показывает, что для подтверждения понесенных затрат на представительские расходы налоговые органы нередко требуют представить также программу мероприятий, список участников, иные документы, связанные с проведением представительских мероприятий. Вместе с тем, данные требования законодательно не обоснованы.

В постановлении ФАС СЗО от 14.08.2007 по делу № А56-3739/2006 отмечено, что «ни в пункте 2 статьи 264 НК РФ, ни в других нормах главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации законодатель не определил перечень документов, которыми надлежит подтверждать в целях исчисления налога на прибыль представительские расходы». Помимо этого судом при рассмотрении данного дела отмечено, что «налоговый орган не обосновал необходимость предоставления Обществом дополнительных документов, подтверждающих программу мероприятий, состав делегаций, списки участников, исполнительной сметы на каждую встречу и актов списания по каждому случаю приема».

По мнению автора, при проведении проверки организации следует предоставить документы двух категорий:

• во-первых, характеризующие экономическую оправданность понесенных расходов (например, приказ о проведении деловой встречи, программа мероприятия, приказ о проведении совещания руководителей организации и т. п.);
• во-вторых, подтверждающие вид и размер фактически понесенных затрат (счета из ресторанов и иных предприятий общественного питания, документы о приобретении продуктов питания, об оплате транспортных расходов, услуг переводчиков и т. п.).

С точки зрения документального подтверждения понесенных расходов заслуживает внимания постановление ФАС СЗО от 01.11.2007 по делу № А56-7098/2007.

Дело № Из материалов дела следует, что филиалом Банка и индивидуальным предпринимателем заключен договор комиссии на совершение сделок с третьими лицами с целью организации и проведения мероприятия с участием представителей предприятий, учреждений, организаций города и области и работников филиала Банка в целях взаимовыгодного сотрудничества и взаимоотношений. Дополнительным соглашением к договору комиссии предусмотрена обязанность комиссионера совершить сделки с третьими лицами на выполнение следующих работ: организация и проведение мероприятия, организация звукового и светового обеспечения мероприятия; оформление помещений, в которых будет проводиться мероприятие; обеспечение фото- и видеосъемки мероприятия. В процессе исполнения договора сторонами согласованы смета расходов, сценарный план, списки приглашенных лиц — участников мероприятия и сотрудников Банка. На организацию и проведение мероприятия комиссионеру выделено 764100 руб. с оговоркой, что если предусмотренные договором комиссии сделки он осуществит на более выгодных условиях, чем предусмотрено комитентом, то дополнительная выгода от таких сделок остается комиссионеру в качестве дополнительного вознаграждения (делькредере). С учетом тематики проводимого мероприятия, указанной в сценарном плане, состава лиц, участвовавших в мероприятии, суды сделали вывод, что мероприятие, проведенное филиалом Банка, направлено на расширение экономической деятельности Банка, а осуществленные в связи с данным мероприятием расходы являются обоснованными и экономически оправданными и, соответственно, правомерно включены с состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Подводя итог проведенному анализу, хочется отметить, что несмотря на то обстоятельство, что перечень представительских расходов можно назвать «условно ограниченным», у организаций имеются неплохие шансы для учета понесенных расходов, связанных с приемом представителей других организаций, в целях исчисления и уплаты налога на прибыль.

В ряде случаев, по мнению автора, возможно и целесообразно руководствоваться иными нормами главы 25 НК РФ и учитывать понесенные расходы по другим статьям затрат. Например, расходы по аренде помещения для проведения переговоров могут быть учтены по статье арендные платежи (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходы по оплате услуг переводчиков — как расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (п. 21 ст. 255 НК РФ) в случае, если данные договоры заключены на более длительный срок, чем время проведения переговоров, или оказание услуг не ограничено только проводимыми переговорами.

Распределять понесенных расходы по иным статьям затрат нередко может быть выгодно и логично с точки зрения оптимизации налогообложения, ведь сумма представительских расходов, учитываемых для целей налогообложения, ограничена 4 % от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Следовательно, при значительных размерах представительских расходов даже при условии их экономической оправданности и наличия документального подтверждения часть расходов не сможет быть учтена для целей исчисления налога на прибыль.

«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 5

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ. ОФОРМЛЯЕМ БУМАГИ

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы произвести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит — потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах

— транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно

— буфетное обслуживание во время переговоров

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете — это нормируемые затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить.

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

— приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели

— смета представительских расходов

— первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.

— акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат)

— отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

— цель представительских мероприятий и результаты их проведения

— дату и место проведения

— программу мероприятий

— состав приглашенной делегации

— состав принимающей стороны

— величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

Наша справка. По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

. и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов условно можно разбить на три этапа. Это оформление:

— общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы

— документов, связанных с конкретным мероприятием

— документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, — это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

— перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели

— порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы

— порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании. Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Образец приказа приведен на с. 44.

ООО «Энергостроймонтаж»

Приказ N 3

О представительских расходах ООО «Энергостроймонтаж»

на 2008 год

7 января 2008 г. г. Москва

1. Установить на 2008 г. следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов Расходы на одного

человека в день, руб.

о представительских расходах ____________

Настоящее положение «О представительских расходах ___________________ (далее по тексту «Положение» разработано в соответствие с Налоговым кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления, списания представительских расходов _________ и их учета для целей налогообложения.

1.1. Представительскими расходами _________ являются расходы _________ на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также прием членов Совета и Попечительского совета ______, не являющихся работниками ______, прибывших для участия в заседании указанных органов ______, независимо от места проведения указанных мероприятий.

1.2. К представительским расходам относятся расходы _________:

· на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ______, участвующих в переговорах

· транспортное обеспечение доставки вышеуказанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно

· буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате ______, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

1.3. Официальный прием — мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.

1.4. Официальные лица — представители организации:

· лица, входящие в состав делегации организации, участвующей в переговорах

· должностные лица, которым в соответствие со служебными полномочиями предоставлено право проведения переговоров либо подписания договоров и соглашений о сотрудничестве либо инициирования подписания таких договоров и соглашений, а также лица, непосредственно курирующие реализацию заключенных договоров и соглашений

· физические лица, которым право на подписание договоров, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов разногласий и иных гражданско-правовых и процессуальных документов от имени представляемой организации предоставлено на основании доверенности, выданной руководящими органами такой организации.

1.5. В смысле настоящего Положения помимо директора ______, действующего на основании устава, официальными лицами _________ являются лица, занимающие должности _________.

К официальным лицам _________ могут быть отнесены в пределах их компетенции также руководители ______, а также иные должностные лица ______, ответственные за прием и обслуживание официальных делегацией.

Список официальных лиц _________ устанавливается приказом, ежегодно утверждаемым директором _________.

В случае необходимости к участию в конкретном мероприятии могут привлекаться работники ______, выполняющие вспомогательные функции (референты, юристы, переводчики), перечисленные в программе конкретного мероприятия, утверждаемой в порядке, предусмотренной настоящим положением, и приравниваемые к официальным лицам _________ на период проведения конкретного мероприятия.

1.6. Организации — юридические лица, вне зависимости от формы собственности и гражданства регистрации, а также органы государственной власти и управления, и судебные органы, осуществляющие сотрудничество с _____________ по направлениям ее уставной деятельности либо планирующие осуществление такого сотрудничества в будущем.

2.1. Источником формирования представительских расходов являются средства, полученные ________ от предпринимательской и иной, приносящий доход, деятельности.

2.2. __________ самостоятельно определяет порядок проведения представительских мероприятий.

2.3. Формирование размера средств, относимых на представительские расходы, осуществляется в соответствии с Плановой сметой представительских расходов _________ на текущий календарный год, являющейся составной частью Сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности _________.

Порядок и сроки составления Плановой сметы, а также порядок и сроки предоставления структурными подразделениями, осуществляющими деятельность на правах факультетов, предложений о включении в Плановую смету планируемых представительских расходов осуществляется в порядке, установленном Финансовым директором _________.

2.4. Нормативы предельных размеров представительских расходов устанавливаются по представлению финансового директора приказом директора _________.

3.1. Перед проведением представительских мероприятий, связанных с произведением представительских расходов, лицо, на которое возложена обязанность по подготовке такого мероприятия готовит в произвольной форме Программу проведения мероприятий с указанием следующих сведений:

· Наименования организаций — участников

· Программа мероприятия

· Количество официальных представителей от организации

· Список официальных лиц __________ и иных работников __________, направляемых для выполнения вспомогательных функций

· Дата и время проведения мероприятия

· Место проведения. Местом проведения мероприятий может являться как территория __________, так и пункт общественного питания и иное место, за исключением офиса организации

· Ф.И.О. и должность лица, на которое возложена обязанность по подготовке мероприятия

· Источник финансирования и размер представительских расходов.

3.2. Указанная в пункте 3.1. программа представляется на утверждение директора __________ либо зам.директора, курирующего финансовые вопросы, за подписью официального лица __________, инициировавшего проведение мероприятия либо отвечающего за его проведение.

В случае, если услуги по обслуживанию представительских мероприятий оказываются сторонними организациями (далее «исполнителями»), официальное лицо, ответственное за проведение такого мероприятия вместе с программой проведения мероприятий, может предоставить договор на оказание таких услуг и счет на выплату исполнителю авансового платежа, если это предусмотрено договором.

3.3. Утвержденная программа мероприятия является основанием для предоставления указанному официальному лицу денежных средств на оплату представительских расходов, а также на оплату счета, выставленного исполнителем.

3.4. Оплата представительских расходов может производится как наличными, так и безналичными денежными средствами.

3.5. По окончании мероприятия официальным лицом __________ составляется акт о проведении мероприятия и отчет, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных оправдательных документов, составленных по форме установленного образца.

3.6. Акт, отчет и первичные документы, а также неизрасходованные денежные средства подлежат представлению в бухгалтерию __________ в течение 3-х дней с даты окончания мероприятия.

Похожие записи:

• Госпошлина паспорт рф ульяновск
• Льготный проезд для пенсионеров на электричках 2021 год в СПБ
• Надо ли гражданам белоруссии меняют водительское удостоверение в российской федерации